Archives de catégorie : Prestations

Guides de recherche

Nous mettons à disposition du public quelques guides de recherche pour aider à comprendre comment fonctionnent les communes neuchâteloises : anciennes communautés (corporations et autres), municipalités, communes actuelles et groupements intercommunaux.

On trouvera en particulier un guide pour retrouver des personnes liées à une commune et un autre guide pour retrouver des informations sur des bâtiments, monuments et autres sites sur territoire communal. Toute suggestion nouvelle est bienvenue.

Ces guides sont vus comme généralistes pour expliquer aux chercheurs et chercheuses ce qu’on peut trouver dans les archives communales, et ce qu’on n’y trouvera pas, avant de commencer à consulter les inventaires des archives de chaque commune.

Le SIAr s’investit dans les problématiques des systèmes d’information communaux

L’Association des archivistes suisses réfléchit à la thématique des données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales.

Le sujet est plus que bienvenu à une époque où les systèmes d’information mettent en commun des données de différentes entités, mélangeant allègrement les cartes de la provenance de l’information et de la responsabilité de sa conservation. Comment archiver des systèmes dont la gestion échappe aux autorités qui créent les données ?

Confronté à cette question dans le Canton de Neuchâtel, le SIAr est depuis longtemps en réflexion sur le sujet et se réjouit que la discussion ait lieu à présent au niveau national pour trouver des solutions à proposer à ses membres sur l’épineuse question des applications métiers.

La Commune de Val-de-Travers adhère au SIAr

La Commune de Val-de-Travers (10’668 habitants au 31 décembre 2018), née le 1er janvier 2009 de la fusion de neuf anciennes communes (Boveresse, Buttes, Couvet, Fleurier, Les Bayards, Môtiers, Noiraigue, Saint-Sulpice et Travers), a rejoint la Convention en 2019.

Comme la Commune dispose déjà de son propre service d’archives, l’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.

Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).

Nous souhaitons la bienvenue à Val-de-Travers !

Archives communales de Val-de-Ruz: nouveau guide de recherche

Suite à la publication en ligne d’une partie des inventaires des anciennes communes de Val-de-Ruz, un nouveau guide de recherche a été rédigé. Ce dernier permet de guider tout un chacun parmi les 7’000 notices publiées à ce jour.

Ouverture du carnet de recherche du SIAr

Le SIAr vient d’ouvrir officiellement son carnet de recherche : siar.hypotheses.org

Cet espace vise à donner une visibilité à nos travaux. Les réflexions qui y trouvent s’adressent plus aux archivistes que celles publiées sur notre site web comme en témoigne l’article publié hier intitulé “De l’intérêt de la cotation multiple en archivistique“.

Il s’agit d’un espace important pour renseigner les options que nous prenons au jour le jour dans nos travaux et pour les soumettre à la discussion au sein de notre communauté professionnelle.
N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques.

Commune de Milvignes – adhésion

La Commune de Milvignes (9’067 habitants en 2015, District de Boudry) a rejoint le 1er janvier 2016 la Convention. Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour elle, seront dans le domaine de la gestion intégrée des documents (GID). Elle sera donc la quatrième commune membre du SIAr après Cortaillod, Enges et Val-de-Ruz à mettre en place ce type d’organisation documentaire avec notre appui. Nous lui souhaitons d’ors et déjà la bienvenue !

Quid des archives communales en cas de fusion ?

Le 29 novembre prochain, les citoyens de sept communes de l’Entre-deux-Lacs (Cornaux, Cressier, Le Landeron, Enges, La Tène, Lignières et Saint-Blaise) et ceux de deux communes du district de Boudry, Rochefort et Brot-Dessous, se prononceront sur deux éventuelles fusions de communes. Quatre d’entre elles font d’ores et déjà partie du SIAr : Cornaux, Cressier, Enges et Rochefort.

Nous présentons ci-dessous quelques pistes pour que l’archivage de la nouvelle commune (en cas de vote positif) se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Dans le guide d’archivage pour les communes neuchâteloises (le point 8 concerne la fusion de communes), édité par les Archives de l’État de Neuchâtel (2013), quelques recommandations ont été mises en avant : « Lors de la fusion de communes, il est nécessaire de prévoir le transfert des dossiers administratifs et des archives au même titre que les ressources humaines, financières et matérielles. […] Il est donc recommandé que dans la convention de fusion, la prise en compte et le transfert des archives communales soient spécifiés. L’objectif est d’une part de permettre à la nouvelle commune de disposer des dossiers dont elle a besoin pour démarrer ses activités, et d’autre part, d’éviter à tout prix le mélange des archives des anciennes communes ou leur abandon. La fusion est également l’occasion de revoir la gestion des archives et de mettre en place ou d’améliorer l’organisation de l’archivage. »

Quatre points sont abordés :

  • le respect de la provenance des archives : distinguer les archives des anciennes communes et de la nouvelle.
  • la prise en compte des différents système informatiques.
  • les locaux.
  • le transfert des dites archives.

Dans le canton de Vaud, les Archives cantonales vaudoises ont également publié des instructions en cas de fusion pour faciliter la transition ( on trouve ces infromations au sein de l’une des formation continue proposée et dans le Guide pratique de gestion des archives communales. En voici les éléments principaux :

  • Pratiques élémentaires : clore les dossiers, lister les archives, ne pas mélanger les documents.
  • Création d’une équipe de transition (administrateur, chefs de service, archiviste, responsable informatique).
  • Etat de la situation (locaux, procédures, outils de gestion, inventaire).
  • Formulation de recommandations (mandataire externe, formation continue, calendrier de conservation, centralisation des locaux).
  • Etablissement des besoins de la nouvelle commune.
  • Suivi de la démarche (contacts, entretiens).

Enfin, selon notre expérience, il apparaît très précieux que, lors des préparatifs en vue du démarrage de la nouvelle commune, des forces suffisantes soient attribuées à l’élaboration d’un nouveau plan de classement des documents (avec durées de conservation liées) , ainsi que la mise au point de règles et de manuels de gestion de ces derniers. Cela garantit de partir sur de bonnes bases et par là d’économiser du temps et de l’argent.

Ces quelques conseils et ressources pour la future commune de l’Entre-deux-Lacs sont bien entendu valables pour d’éventuelles autres fusions qui se produiraient dans un avenir proche.

Le SIAr partage des images sur la plate-forme notrehistoire.ch

À l’occasion de la Journée internationale des Archives (#IAD15) du 9 juin 2015, le SIAr a ouvert un compte sur notrehistoire.ch, la plate-forme participative dédiée au partage de contenus audiovisuels issus de fonds familiaux et institutionnels de Suisse romande.

Le profil du SIAr sur notrehistoire.ch

Nous y posterons des images librement consultables que nous trouverons au gré de nos travaux dans les fonds d’archives des communes du SIAr. Pour lancer notre compte, nous y avons publié quelques photographies de classes des écoles de Dombresson (archives de la Commune de Val-de-Ruz) de la première partie du XXe siècle.

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Les documents partagés sur notrehistoire.ch sont accessibles à chaque internaute. Toutefois, comme notrehistoire.ch est aussi un réseau social, chacun peut y ouvrir un compte afin de partager ses propres images et échanger autour de groupes d’intérêt liés à des personnalités, des lieux, des événements et des faits de la vie quotidienne (par exemple les écoles).

Afin que les archives du SIAr vous appartiennent pleinement, rejoignez-nous sur notrehistoire.ch pour enrichir ensemble la mémoire (audiovisuelle) neuchâteloise !

Vous pourrez également retrouver ces photographies et une demi douzaine d’autres, ainsi que des plans, une maquette du village et bien d’autres aspects  (concernant notamment la foire, les commerces, le temple, les anciens noms de familles, les lieux-dits, …) développés par les enfants des classes de Dombresson et Villiers à l’occasion d’une exposition, ouverte au public, au Collège de Dombresson, du 29 juin au 2 juillet 2015.

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Comment réagir face à une inondation dans un local d’archives ?

La solution « séchage maison » s’est imposée à nous la semaine dernière à l’occasion d’un dégât d’eau dans un local du Val-de-Ruz. Heureusement, seules les fourres vides conservées dans des cartons par terre ont subi de légers dommages ; les archives, posées plus en hauteur sur les étagères, n’ont pas pris l’eau.

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Il faut savoir que les inondations ou une humidité trop élevée sont souvent des risques plus fréquents que l’incendie pour la bonne conservation des archives. Ainsi, il est important de surveiller les locaux dans lesquels des documents sont conservés et, en cas de sinistre, d’activer au plus vite des mesures d’urgence.

Le sinistre intervenu au Val-de-Ruz nous conforte dans la conception du plan d’urgence que nous sommes en train de préparer pour les communes du SIAr. Un plan d’urgence est un document qui comprend les risques et des mesures de prévention (contrôle des conditions de conservation et de la sécurité), des mesures d’intervention en cas de sinistre (alarme, coordonnées des intervenants à appeler en cas de sinistre : pompiers, restaurateurs de documents, entreprises de nettoyage, locaux frigorifiques, etc., archives à sauver en priorité, assurances, etc.) et des mesures de restauration après la catastrophe. Des plans d’urgence très détaillés ont été élaborés dans le Canton de Vaud par COSADOCA.

Alors, comment réagir en cas d’inondation ? Idéalement, les archives papier mouillées devraient être congelées au plus vite afin d‘éviter que des moisissures ne s’y développent, et séchées ensuite par lyophilisation. Dans le cas du sinistre au Val-de-Ruz, vu qu’il ne s’agissait pas d’archives, le séchage maison du matériel mouillé nous suffisait.

La Commune de La Côte-aux-Fées – Adhésion

La Commune de La Côte-aux-Fées (468 habitants en 2013, District du Val-de-Travers) vient de rejoindre la Convention. Nous débuterons nos travaux pour elle en 2015 par la mise à niveau de ses archives définitives. Bienvenue à elle !

Dans quelle maison de Corcelles habitait Onésime Clerc (Они́сим Его́рович Клер), fondateur du Musée d’histoire naturelle d’Iekaterinbourg (Russie), en 1862?

La question de l’identification de la maison d’un habitant célèbre au XIXème siècle est l’une des recherches les plus classiques que l’on peut mener dans les archives communales. Nous présentons ici une façon (parmi d’autres) de résoudre celle-ci dans le cadre neuchâtelois en prenant l’exemple de la dernière demande en date nous étant parvenue : dans quelle maison de Corcelles habitait Onésime Clerc (voir les notices à son propos : DHS et Wikipedia (ru)) en 1862?

Il a fallu attendre le dernier quart du XXème siècle pour que toutes les communes neuchâteloises attribuent des noms à leurs rues. Au XIXème siècle, elles en étaient encore largement dépourvues. Comment dans ce contexte identifier la maison d’Onésime Clerc?

Nous avons choisi de retrouver d’abord Onésime Clerc lui-même dans le recensement annuel et nominatif de la population (dont les registre s’intitulent « État nominatif de la population »). Ce recensement est établi annuellement à partir de 1854 sur la base des « Instructions pour les préposés au dénombrement de la population » éditées par le Département de l’Intérieur, le 18 décembre 1853.  Les archives de la commune de Corcelles-Cormondrèche disposent d’une belle série très complète de ces recensements s’étendant de 1854 à 1960.

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Après une rapide recherche, nous retrouvons Onésime Clerc et sa famille dans le registre de 1862 (ID: v.2007.2041) domiciliés dans la « maison no 16 » de Corcelles. Mais de quelle maison s’agit-il aujourd’hui? En effet la numérotation de l’époque ne s’établissait pas par rue mais par village.

La solution trouvée fut de remonter dans la série des registres jusqu’à l’introduction du recensement par nom de rue et numéro de maison. Le changement intervient dans le registre de 1902. Nous avons repris alors le dernier registre établi selon l’ancienne méthode, à savoir celui de 1901. Nous y avons noté les personnes habitant dans la « maison no 16 » de Corcelles, puis après une nouvelle recherche nous avons réussi à les retrouver dans le registre suivant de 1902. Leur adresse était alors Grand-Rue 19 à Corcelles. Nous disposons de cette manière de l’identification probable, obtenue par déduction, de la maison d’Onésime Clerc en 1862.

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Très clairement, cette méthode ne permet pas d’obtenir une résultat absolument sûr, certains biais pouvant s’être introduits (changement de la numérotation des maisons du village entre 1862 et 1901, changement de la numérotation des maisons dans la Grand-Rue entre 1902 et 2014) mais elle offre tout de même très rapidement une première réponse fiable.

 

La Commune d’Enges – adhésion

La Commune d’Enges (266 habitants en 2013, District de Neuchâtel) a rejoint en juin 2014 la Convention. Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour elle, seront dans le domaine de la gestion intégrée des documents (GID). Elle sera donc la deuxième commune neuchâteloise après Cortaillod à mettre en place ce type d’organisation documentaire avec notre appui. Nous lui souhaitons d’ors et déjà la bienvenue !

Don d’archives privées du « Choeur d’hommes des Geneveys-sur-Coffrane et de Coffrane »

Comme s’en est fait l’écho le journal Val-de-Ruz info (no 82, 10 avril 2014, p. 5), la Commune de Val‑de‑Ruz a signé, jeudi 10 avril 2014, avec Monsieur Francis Huguenin (domicilié à Coffrane), une convention de don des archives du « Choeur d’hommes des Geneveys‑sur‑Coffrane et de Coffrane » aux archives communales.

Ce fonds, de quatre mètres linéaires, riche en documents divers, retrace plus de soixante ans d’existence de cette société locale aujourd’hui dissoute, plus connue ces dernières années sous le nom du Coffrano. Le SIAr, en charge de la gestion des archives de la Commune de Val-de-Ruz, se réjouit de cette intiative et remercie Francis Huguenin, dernier président de la société, et sa fille Véronique, d’avoir veillé à la sauvagarde de ce patrimoine. Nous espèrons pouvoir prochainement valoriser ce nouveau fonds d’archives privées qui a reçu la cote M#001 au sein des archives de la commune. Son contenu est dès à présent à la disposition du public, sur rendez-vous, selon les mêmes modalités de consultation que les archives publiques. N’hésitez pas à nous contacter !