Depuis 2020, les communes disposent d’une plateforme partagée pour l’archivage numérique (lire billet de 2020). Jusqu’à présent cette solution était utilisée ponctuellement pour la mise en valeur et l’accès à des documents iconographiques numériques (lire un retour d’expérience à ce sujet).

En 2024, nos archivistes ont toutefois dû faire plusieurs versements numériques («ingests» dans le jargon archivistique) pour différentes communes et différents cas de figure.

La solution d’archivage numérique a continué d’être utilisée pour archiver des documents audiovisuels retrouvés dans les archives et qui sont difficilement imprimables, à savoir une vidéo (au format WMV) réalisée par la Maison des jeunes de Bevaix et la capture d’un spectacle à Saint-Blaise numérisée par le club de vidéo de Neuchâtel. Le choix de préserver ces documents est plus lié à une volonté d’information qu’à une obligation : ce sont des témoignages qui racontent des pans de la vie dans les villages qui ne sont pas forcément liés au fonctionnement administratif des administrations communales.

En parallèle, comme les communes utilisent des applications métier pour la gestion de leurs finances et de leur comptabilité (à ce sujet lire notre billet de 2021), certaines d’entre elles (dont la Ville du Locle) ont décidé de ne plus imprimer leurs grands livres comptables qui ont pourtant une valeur archivistique (obligation de les conserver). Les archivistes du SIAr ont donc mis en place une procédure pour récupérer des exports de ces comptes (sous forme PDF et CSV) et les «ingester» dans la solution d’archivage numérique afin de pouvoir les préserver et y accéder durablement. Néanmoins, en raison des délais de protection définis dans la Loi sur l’archivage, la plupart de ces documents ne sont pas encore consultables par le grand public.