Lors du module 6 du cycle Pratique archivistique suisse 2024 de l’Association des archivistes suisses qui a eu lieu à Berne le 11 décembre 2024, Gilliane Kern et Jan Krause-Bilvin ont pu partager leur expérience d’archivage numérique dans de petites et moyennes communes avec le modèle mutualisé du Service intercommunal d’archivage (SIAr) dans le canton de Neuchâtel (dont les communes ont une population entre entre 250 et 18’000 habitant·e·s par commune).

Lors de cette journée organisée par Memoriav, nous avons montré à une vingtaine de participantes comment faire des paquets d’archives audiovisuelles numériques avec l’outil open source docuteam packer (lien vers documentation), puis comment faire des versements numériques (ou «ingest» dans le jargon) avec l’ordonnanceur docuteam feeder (lien vers documentation), et enfin comment consulter ces objets numériques archivés. La plateforme d’archivage numérique du SIAr, en fonction depuis 2020, sert à préserver une multitude de productions numériques (photographies nées numériques ou numérisées, exports d’applications comptables, vidéos numérisées ou nées numériques), mais en petites quantités pour le moment, car les systèmes de gestion électronique des documents en activité dans les communes neuchâteloises ne nous ont pas encore livrés leur dossiers.

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Les autres exemples évoqués lors de cette journée par les autres conférenciers ont été celui des Archives d’État de Saint-Gall qui songent à fournir les communes avec des outils développés par le canton, une association thurgovienne de communes politiques, bourgeoises et scolaires qui met à disposition de ses membres une plateforme pour l’archivage numérique et les recommandations de Memoriav pour l’archivage de documents audiovisuels et numériques par des particuliers (lien vers le petit guide Memoriav).

Il ressort de cette journée que le SIAr est le modèle qui semble le plus avancé en matière de mutualisation pour l’archivage de ses membres et que les petites et moyennes institutions, quelles qu’elles soient, ont meilleur temps de se regrouper pour partager des outils pour l’archivage ainsi que les coûts.